И в хоре певец, и в бою молодец: многозадачные сотрудники в деле

Многозадачность как миф

Многозадачности не существует. Во всяком случае, в том понимании, в котором её представляет большинство. Заниматься пятью делами одновременно невозможно — мозг всё равно обрабатывает лишь одно из действий, остальные выполняются автоматически, без вашего контроля. Когда для работы требуется концентрация, это не самый приемлемый вариант.

Что такое многозадачность? Если смотреть на это как на выполнение разных действий в один момент, то могу сказать, что это под силу немногим. Например, писать обеими руками, при этом читать вслух стихи, ещё и делать движения ногами. Чтобы выполнять такое, людям нужно долго и упорно развивать способности. В конце концов получится лишь у избранных. По природе наш мозг не способен думать о двух и более вещах одновременно. Сначала мы обдумываем одно, потом мысль прерывается, и мы перескакиваем на что-то ещё. Пока мы переходим от одного файла к другому, импульс теряется и словно перезапускается заново с каждой очередной задачей. Поэтому многозадачности в таком контексте нет, но есть попытки её достичь или хотя бы приблизиться.

Кто-то станет утверждать, что способен отвечать на письма, проводить зум с коллегами и заполнять отчёт параллельно. Вполне возможно, но энергия и вовлечённость каждый раз достаются одному из этих занятий, как ни крути. Вы не вникаете в то, что говорят на планёрке, и всего одним глазом смотрите в отчёт, потому что всецело поглощены письмами.

Нейропсихологи уверены: хватаясь за несколько пунктов из списка дел сразу, вы рассеиваете внимание и создаёте у себя впечатление ложной продуктивности. То есть вам кажется, что, занимаясь несколькими делами, вы многое успели за рабочий день. На деле половина из них может нуждаться в доработке, ведь из-за попытки удержать в голове всё и сразу вы допустили неточности или ошибки. Выходит, работа была формальной. И это нормальный человеческий фактор, а не наличие и отсутствие у сотрудника суперспособности объять необъятное.

Возьмём для сравнения многодетных мам, да или вообще мам, которые стараются жить в режиме многофункциональности без перерывов и выходных. У меня четверо детей, и, когда меня спрашивают, как я всё успеваю, я честно говорю, что никак. Какая-то функция всё равно обычно западает. Время от времени я не до конца с детьми, где-то не успеваю уделить внимание научной литературе по работе или задачам по дому. Либо я включаюсь слишком сильно в одно, либо в другое. Да, параллельно я слежу за каждой из своих задач, и в среднем получается хорошо, но это далеко от того результата, который я бы считала отличным. Точно так же всё строится и в рабочих процессах, если в них много запараллеленных задач. Успевать всё делать идеально в такой ситуации точно не получится. Но если семья и не ждёт маму-супервумен, то работодателю может потребоваться именно результат, близкий к безупречному.

Большинству из нас многозадачность на работе представляется абсолютно объективным требованием, так как мы и в быту привыкли к такому темпу. Современный ритм жизни приучил нас: хочешь добиться чего-то — будь ловким, изворотливым и хватким. Скажем, хорошей хозяйкой, родителем, преуспевающей бизнес-леди и разносторонне развитой личностью в одном лице. Человеком, сосредоточенным лишь на одной-двух сферах в жизни и умеющим делать хорошо что-то одно, как будто быть не принято. Возможно, поэтому один за другим мы включаемся в гонку людей успешных и везде успевающих. Обратная сторона этой медали — шапочное участие во всём и нарастающее чувство недовольства собой. Иными словами, быть многозадачным на грани возможностей — значит подвергать свою психику постоянным испытаниям.

Мир сильно ускорился за последнее время, и от людей действительно ждут, что они смогут делать одновременно многое, оставаться образованными в разных направлениях, всё время хотеть учиться чему-то новому. Во всех сферах жизни, не только на работе. И тут, скорее, кроме тревожности и стресса, ожидать ничего не приходится. Мы постоянно бежим с кем-то наперегонки, сравниваем себя с другими. Самооценка падает. Всегда есть идеал, до которого не дотянуться. Просто потому, что невозможно 24/7 оставаться сверхчеловеком — и дома, и в личной жизни, и в бизнесе.

Если мультифункциональность — это скорее распыление сил, чем вдумчивый труд, то почему тогда работодатели так настаивают на этом скиле у кандидатов? Это зависит от того, что вкладывать в это понятие. К сожалению, желание сэкономить на персонале — тоже реальный мотив, который движет работодателем, создавая отрицательный пример многозадачности.

Бывает так, что соискатель при приёме на работу соглашается на узкий круг функций и подписывает договор. Затем работодатель подкидывает к его работе дополнительные задачи, и тот их исполняет первые 2–3 месяца достаточно эффективно, надеясь на то, что ему за это будут доплачивать. Но ожидания не всегда оправдываются. К многостаночничеству подчинённого некоторые руководители относятся как к данности. Логично, что тогда внутренняя мотивация работника падает, ведь денежной стимуляции нет, а значит, и причин развивать многозадачность и работать в таком темпе нет.

Иногда переходить в режим многозадачности заставляет какой-нибудь форс-мажор, и тогда эпизодично приходится быть в двух местах одновременно. Но в хронической форме это опасно. Те, кто имеет большой опыт работы с персоналом, предупреждают, что человек неизбежно выгорит.

Как показывает мой опыт, многозадачным быть вполне реально, но такие работники быстро выгорают и потом даже минимальные поручения и базовые задачи выполняют на низком уровне. Это не бесконечный заряд, и в итоге вместо энергичного сотрудника мы получаем того, кто делает работу поверхностно, лишь бы отстали. Так что во всём нужна мера.

Многозадачность «здорового человека»

К счастью, ожидание многозадачности — это не всегда попытка заменить трёх сотрудников одним и платить ему меньшую зарплату. Для понимающих руководителей это касается вашей способности нести ответственность за несколько направлений в работе. Фактически уметь равномерно распределить время и нагрузку, исходя из текущих задач, ориентироваться в их приоритетности, самому оценивать степень их важности и срочности и укладываться в установленный график.

Здоровая и адекватная многозадачность — не что иное, как умение переключаться между делами, а вовсе не выполнять их одновременно. Но и этому нужно учиться.

Прокачать многозадачность можно, но это зависит от того, насколько вы сами собранны, системны и ответственны. Это исходные навыки, и они отвечают за то, насколько мы предрасположены держать в поле внимания разные вещи и ничего не упускать при этом.

Что можно сделать, чтобы успешно справляться с большим количеством заданий?

• Если у вас много должностных обязанностей, используйте возможность отвлечься от одной из них с помощью другой. Особенно если это монотонные занятия или дела, требующие вашего полного погружения. Это как раз и есть практика переключения. К примеру, если вы контент-менеджер и сейчас пишете текст, переведите внимание с него на фотографии и займитесь пока ими. После этого реакция обострится, вы сможете пробежать по тексту отдохнувшим взглядом. Идеально, если, перенося фокус с одного задания на другое, вы сможете взять пятиминутную паузу и только потом вникать в суть.

• Следуйте правилу промежуточной цели. Не все задачи можно выполнить за день или даже месяц. Но чтобы не прокрастинировать и продолжать работать над ними постепенно, наметьте промежуточные цели по каждой и сроки их достижения. Например, вам нужно подготовить объёмный отчёт и отдельно презентацию по нему, а также собрать актуальные данные для доклада. Распишите график по каждой задаче отдельно с указанием шагов и дат, к которым они должны быть завершены. Это может помочь.

• Соблюдайте последовательность действий. Если делаете что-то, что можете закончить в ближайшее время, не отвлекайтесь и не бросайте. Словом, не идите пить чай или не начинайте листать новости корпоративного чата, пока не напишете деловое письмо. Вернуться к нему позже будет сложно — найдутся другие срочные поручения или просьбы, которые снова отвлекут.

• Тренируйте однозадачность. Прежде чем браться за несколько дел, сначала научитесь делать отлично всего одно. Так вы сможете сохранять сосредоточенность по очереди на разных задачах и долго не терять работоспособность. Потренируйтесь на домашних делах. Как вариант, попробуйте заняться только приготовлением ужина, не отвлекаясь на сообщения друзей или проверку уроков у детей.

• Меняйте нейронные связи и расширяйте возможности мозга. Читайте книги, проходите зрительные головоломки, скачайте приложения для улучшения памяти и развития логики.

• Составляйте списки дел. И обязательно следуйте им. Постарайтесь максимально дробить задачи на первом этапе, даже если они однотипные. А со временем можно попробовать компоновать их, чтобы научиться хорошо и эффективно выполнять похожие друг на друга таски.

• Говорите нет. Отказывайтесь от дополнительной работы, если у вас хватает неотложной. Объясните руководителю, что, если возьмётесь за что-то новое, будут провисать актуальные проекты. Обозначьте, когда планируете закончить с ними, и уточните, что сразу будете готовы рассмотреть новое ТЗ.

• Не отказывайтесь от делегирования. Не всегда стоит замыкать на себе всякую работу. Некоторые вещи можно перепоручить кому-то, если вы линейный руководитель, или попросить коллег помочь, при наличии у них возможности. Так и вы не сгорите на работе, и общее дело будет завершено в срок и качественно.

Если вы уверены, что многофункциональность — не ваша сильная сторона, постарайтесь учесть это в момент выбора места работы. Совсем необязательно выходить из зоны комфорта и пытаться быть сверхчеловеком, если вы им никогда не были и не станете. Искать должность под стать своему темпераменту и ощущать себя комфортно и уверенно — вполне нормально. Присмотритесь к профессиям, где не требуется постоянно оставаться в тонусе и на пике и держать под контролем несколько операций в моменте.

Подсказка: это точно не области топ-менеджмента, администрирования и творчества.

А для руководителей компаний и эйчаров у психологов есть отдельный совет — узнать о психотипе подчинённых заранее, прежде чем распределять между ними задачи. Эта инвестиция в персонал окупится сполна.

Мне кажется, хорошая идея — приглашать нейропсихологов, чтобы они тестировали персонал, смотрели, у кого какие способности и функции мозга развиты лучше. Это поможет руководителю распределять задачи с учётом особенностей психики подчинённых и увидеть, кто справится с мультизадачностью, а кому лучше поручить одно дело. Или понять, чего не хватает сотрудникам, чтобы проще лавировать между рабочими миссиями, и помочь им с этим, если возможно. Тогда и они станут спокойнее себя чувствовать, и вы увидите пример работы высокого качества.

Очевидно, многозадачность в ожиданиях сильно отличается от многозадачности в реальности. Чем быстрее вы избавитесь от иллюзий, что можно, имея две руки и одну голову, продуктивно выполнять десять задач одновременно, тем скорее перейдёте на новый уровень. Так вы почувствуете, что тревоги и бесполезной суеты меньше, а видимых результатов и удовольствия от работы — больше. Как сделать первый шаг к этому и научиться перемещаться от одной задачи к другой, мы уже рассказали.

_____________
Узнать больше, каково это — быть многофункциональным и универсальным сотрудником, можно в материале «Один за всех: тренд на многофункциональных сотрудников глазами их самих и работодателей».